Ежегодно по итогам года каждое предприятие должно проводить инвентаризацию (ревизию) всех своих товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Правда, иногда, ревизия проводится и по иным причинам, например, в связи с увольнением завскладом.

Прежде чем приступить непосредственно к самой инвентаризации, необходимо грамотно составить приказ о ее назначении.

Приказ о проведении инвентаризации должен обязательно быть зарегистрирован в журнале приказов. Постановлением Госкомстата России №88 от 18.08.1988 г. предусмотрены специальные формы инвентаризационных документов – это №ИНВ-22 и № ИНВ-23.

Приказ должен содержать в себе следующие обязательные элементы:

- дату проведения ревизии;

- состав инвентаризационной комиссии – это могут быть как работники фирмы, бухгалтерия, иные лица, способные оценить состояние имущества фирмы и ее обязательств, а также сторонние лица, например, независимые аудиторы;

- перечень объектов и обязательств, в отношении которых будет проведена инвентаризация.

Перед началом ревизии, комиссия получает от бухгалтерии данные бухгалтерского учета с указанием перечня и стоимости имущества, стоящего на учете фирмы и ее обязательств. Данные могут предъявляться в форме отчетов о движении ТМЦ или иных регистров бухгалтерского учета, содержащих следующее:

- дату и наименование хозяйственной операции (напр. – Приобретение товара);

- сумма операции, а при складской ревизии потребуются и данные по количеству товара, принятого на учет;

- остатки по бухгалтерским счетам на дату начала инвентаризации.

Все эти данные должны обязательно быть подтверждены первичными приходными и расходными документами, которые должны быть завизированы руководителем комиссии с записью «До инвентаризации» и приложены к отчетам.

Далее, на основании этих документов будет определена стоимость инвентаризируемого имущества (обязательств), которую затем необходимо будет занести в инвентаризационную опись и акт, в графы «По данным бухгалтерского учета».

Опись (акт) инвентаризации представляет собой документ установленной формы для каждого вида инвентаризации, в котором отражают результаты проверки. Так, при ревизии кассы составляют акт по форме «ИНВ-15, при инвентаризации ТМЦ – опись №ИНВ-3 и т.п. (Пост. Госкомстата России №88 от 18.08.1998).

Проводить ревизию следует лишь при участии материально-ответственных лиц по проверяемому участку. С ними должны быть составлены расписки об оприходовании ТМЦ и списании отпущенных ТМЦ, а также о том, что все документы по ним были сданы в бухгалтерию.

После проведения инвентаризации, в описи должны расписаться все члены комиссии и материально-ответственные лица. В случае, если в документе не окажется хотя бы одной необходимой подписи, результаты такой инвентаризации могут быть признаны недействительными.

Важно: инвентаризационные описи необходимо хранить в архиве предприятия не менее 5 лет!